В 2023 году работники уже во всю обмениваются документами в режиме онлайн, что очень удобно - есть возможность оперативной корректировки, а сам формат деловых отношений экономит драгоценное время. Такой момент особенно важен для крупных компаний. Сейчас многие решили перейти на автоматизированные кадровые процессы. Почему это удобно и какие изменения коснулись этой сферы в 2023 году?
КЭДО: что это такое и почему вам понадобится?
Это метод работы, при котором кадровые документы оформляются, создаются, исправляются, согласовываются, а также отправляются на подпись в электронном виде, минуя личную встречу с начальством, например. Что касается заверения документов, то процесс происходит в формате онлайн при помощи ЭЦП. Архив также электронный, а потому нет необходимости продумывать то, где его хранить, а потом утилизировать, тратя на это средства. Кадровый электронный документооборот применяется в следующих случаях:
- Во время заключения трудового договора
- При подписании договора материальной ответственности
- С целью оформления различной кадровой документации
КЭДО не используется при оформлении трудовой книжки, личного дела работника, акта, в котором речь идет о несчастном случае. В электронном виде не составляют приказ об увольнении специалиста.
В этом году предприятия получают возможность самостоятельно выбрать то, какой тип ЭДО им подходит больше всего. Сюда относят «Работа России», который является государственным сайтом, а также информационную систему КЭДО.
Если в компании небольшое количество специалистов, то вполне подойдет «Работа России». Но необходимо учесть тот момент, что на этот портал нужно будет загрузить каждый кадровый документ.
Почему электронный документооборот будет вам полезен?
Такой формат удобен и экономически выгоден для бухгалтеров, генерального директора, самих сотрудников. И на это есть причины:
Экономия времени. Выбирая бумажный документооборот для своей компании, сотрудник будет вынужден ходить по отделам, чтобы элементарно подписать документы, что отвлекает, забирает время. Документы в электронном виде подписываются оперативно, а чтобы выслать обратно, необходимо потратить несколько секунд. Работники будут эффективней справляться с задачей.
Сокращение издержек. Многие фирмы, перейдя на электронный документооборот, выделили следующие преимущества: отсутствие необходимости в том, чтобы тратиться на бумагу, чернила, услуги почты, хранение документов. И все же для КЭДО тоже потребуется приобрести лицензию.
Уведомления в автоматическом режиме. Кадровым работникам нет необходимости искать сотрудников и просить их подписать документ, потому как система в назначенное время сама напоминает об этом.
КЭДО – ваш помощник в правильном ведении бизнеса.
